Vertrouwen is goed. Controle is beter.


Vertrouwen is goed. Controle is beter.

De penningmeester van veel sportverenigingen heeft vaak vrij spel


Voor zwem- en waterpolovereniging De Otters uit Bussum was het in 2016 een schok. De ex-penningmeester werd veroordeeld tot een werkstraf, nadat hij de club voor een bedrag van € 141.000,- had bestolen. Het is helaas slechts één van de vele voorbeelden van fraudes bij sportverenigingen in de afgelopen jaren. Hoe voorkom je dat jouw vereniging hier slachtoffer van wordt?

Uit cijfers blijkt dat er in de afgelopen jaren veel fraudes bij verenigingen zijn voorgekomen. De penningmeester speelde in veruit de meeste gevallen de negatieve hoofdrol. “En dit zijn enkel de ‘openbaar bekende’ fraudegevallen. Er zijn nog veel meer gevallen, die niet in de openbaarheid komen. Het echte probleem is dus waarschijnlijk nog veel groter”. Aan het woord is Maarten den Ouden, een deskundige op dit gebied. Hij verzamelt al jarenlang de fraudecijfers bij verenigingen en schreef in 2008 het boek De Kascommissiegids (www.dekascommissiegids.nl). “Het is opmerkelijk hoe weinig aandacht er bestaat bij sportbestuurders, maar ook bij bonden als het gaat om het tegengaan van fraudegevallen bij sportverenigingen”.


Twee simpele vragen

Mark Molenaar van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) erkent dat het fraudeprobleem moeilijk te duiden is. “Het is lastig om een inschatting te maken, als je beseft dat veel fraudegevallen onbekend blijven. We weten echter wel dat het probleem al jarenlang bestaat. Om deze reden hebben we ook een document uitgebracht waarin 11 maatregelen staan vermeld hoe fraudes zoveel mogelijk zijn te voorkomen”.
Het is een probleem waar elke sportbestuurder uiteindelijk mee te maken kan krijgen. Den Ouden: “Elke bestuurder van een sportvereniging zou eigenlijk twee simpele vragen moeten beantwoorden: Als de penningmeester vandaag 50% van het saldo van de club overboekt naar zijn eigen rekening, zou je dit dan binnen dertig dagen constateren? En bent u er zeker van dat de kascommissie afgelopen jaar een goed en deugdelijk onderzoek heeft uitgevoerd? Indien het antwoord op beide vragen niet direct positief kan worden beantwoord, bestaan er risico’s.”


Wie heeft er verstand van financiën?

De zoektocht naar vrijwillige en geschikte bestuurders. Elke sportvereniging heeft er mee te maken. Als we de recente berichten mogen geloven, wordt die zoektocht steeds moeilijker. Een belangrijke rol in het bestuur wordt vervuld door de penningmeester. Kennis van financiën of boekhouden is een belangrijke competentie van deze persoon. Maar waar vindt je zo iemand? Meestal zijn de overige bestuurders allang blij als er uiteindelijk iemand is gevonden. Blij dat zij het beheer over de ‘penningen’ niet hoeven te doen. Iets waar ze vaak ook weinig interesse voor hebben. De nieuwe penningmeester is benoemd en mag aan de slag. Maar dan? Den Ouden: “Het klopt dat penningmeesters steeds schaarser worden. Als je vroeger van school kwam met een HAVO diploma, dan had je in ieder geval het vak boekhouden gevolgd. Hetzelfde gold voor VWO’ers met het vak Economie II. Als je nu met dat soort diploma’s van school komt, heb je hoogstens het vak Management & Organisatie gevolgd. Maar dat is geen boekhouden.” Den Ouden vervolgt: “Bestuurders moeten niet alleen maar blij zijn dat ze iemand hebben gevonden. Het zou zo moeten worden georganiseerd dat de penningmeester geen verleiding krijgt om fraude te plegen.”


De fraudedriehoek

Een onmiskenbaar studieonderdeel voor studenten economie is de fraudedriehoek. Dit begrip leert studenten om vroegtijdig aanwijzingen of bedreigingen voor fraudegevallen te signaleren. De naam geeft aan dat het begrip uit drie onderdelen bestaat. Het eerste onderdeel is de prikkel. Overal waar mensen een bepaalde prikkel hebben, wordt de kans op fraude groter. Een bonustarget kan een prikkel opleveren om bepaalde zaken bewust beter voor te doen dan ze in werkelijkheid zijn om daarmee een bonus voor zichzelf te realiseren. In het geval van de penningmeester kan een slechte financiële privésituatie een prikkel zijn om een greep uit de kas te doen.

Het tweede onderdeel is de gelegenheid. Hoe eenvoudiger mensen in de gelegenheid worden gesteld om fraude te plegen, hoe groter de kans wordt dat er fraude zal voorkomen. Gelegenheid hangt nauw samen met het toezicht op de penningmeester. Hoe beter het toezicht en de controle op de penningmeester zijn geregeld, hoe groter de kans is dat een mogelijke fraude wordt ontdekt. Bij sportverenigingen is dit vaak een groot probleem. Het wordt de penningmeester te makkelijk gemaakt. Oftewel de ontdekkingskans van een gepleegde fraude is klein. Hierdoor neemt de gelegenheid voor de penningmeester toe.

De fraudedriehoek wordt gecompleteerd door rationalisatie. De penningmeester bedenkt een reden voor zichzelf om de gepleegde fraude goed te keuren. Een voorbeeld is dat een penningmeester een groot bedrag naar zijn eigen rekening overmaakt en aan zichzelf belooft dat hij het volgend jaar weer zal terugstorten. Of dat de penningmeester het redelijk vindt dat hij al jarenlang zijn eigen contributie niet betaalt, omdat hij veel tijd kwijt is aan al het vrijwilligerswerk voor de vereniging. Een dergelijke rationalisatie kan het startpunt zijn voor een grootschalige fraude.

Waar gaat het in de praktijk mis?

Alle praktijkvoorbeelden van fraudes bij sportverenigingen zijn terug te voeren op de eerder genoemde drie onderdelen. Het bieden van de gelegenheid is waar het in de praktijk vaak misgaat. Den Ouden: “Bij vrijwel alle fraudes is de penningmeester betrokken. Het gaat erom dat het vaak eenvoudig is voor diegene om fraude te plegen. De kascommissie heeft natuurlijk ook een belangrijke rol. En daar gaat in de praktijk ook veel fout. Vaak is er wel de wil van kascommissieleden om hun werk goed te doen, maar weten ze simpelweg te weinig om een goed onderzoek te doen.” Een dergelijk onderzoek bestaat uit een aantal basiswerkzaamheden, die een accountant normaliter uitvoert bij het beoordelen of controleren van een jaarrekening. In de praktijk blijken kascommissieleden te veel te vertrouwen op de toelichtingen van de penningmeester en te weinig af te gaan op daadwerkelijke controlewerkzaamheden.

Praktische tips

Wat kunnen bestuurders doen om hun penningmeester geen vrij spel te bieden en de kans op fraude zoveel mogelijk te verkleinen? Vijf praktische tips:

1. Maak van de financiële functie een duobaan.

Laat de financiële functie van de vereniging uitvoeren door een penningmeester en een administrateur. De penningmeester heeft de beherende functie. Hij voert de betalingen uit. De administrateur heeft de administrerende functie. Hij zet de betalingen klaar en doet de boekhouding. Deze functiescheiding verkleint de kans op fraude.

2. Houd toezicht op de penningmeester
Laat bestuurders meer controle uitoefenen op de penningmeester. Vraag als bestuurder bijvoorbeeld een meekijklicentie in de digitale bankomgeving aan. Hierdoor kan je periodiek de mutaties en de saldi controleren. Indien dit niet mogelijk is, controleer dan periodiek de bankafschriften van alle rekeningen. Dit toezicht vermindert de gelegenheid voor de penningmeester.

3. Schenk aandacht aan de kascommissie

Bestuurders zouden meer aandacht moeten hebben voor de kascommissie. Zijn de leden van de kascommissie deskundig genoeg? Welke werkzaamheden hebben ze precies uitgevoerd om vast te stellen dat de penningmeester zijn werk goed heeft gedaan? Dit vergroot de ontdekkingskans van een mogelijke fraude. Een goede en kritische kascommissie zal ook de gelegenheid voor het plegen van fraude door de penningmeester verminderen.

4. Instellen van autorisaties
Het bestuur kan er voor kiezen om de penningmeester slechts betalingen en geldopnamen te laten verrichten tot een bepaald bedrag. Indien de betalingen en geldopnamen dit bedrag overstijgen, dan is een autorisatie nodig van een tweede bestuurslid voordat tot betaling mag worden overgegaan. Dit verkleint de kans op het verlies van gelden.

5. Controleer de achtergrond van de nieuwe penningmeester
Verdiep u in de achtergrond van de nieuwe penningmeester. Doe navraag bij organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was of nog is. Vraag referenties en mogelijk ook een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) op het screeningsprofiel Geld.

De Vereniging NOV, met ondersteuning van Den Ouden, heeft op haar website een overzicht gepubliceerd met 11 eenvoudige maatregelen, die fraudes bij sportverenigingen helpen te voorkomen (zie https://nov.nl/kwaliteit-en-diensten/voorkomen-van-fraude).

Conclusie: “Voorkom ellende”

Er bestaan nog steeds veel voorbeelden waarin de bestuurders en de leden een rotsvast vertrouwen hebben in de penningmeester. Toch wordt dit vertrouwen geregeld beschaamd. De reacties zijn dan ook vaak hetzelfde in de trant van ‘hij was de laatste van wie ik dit had verwacht’, ‘ik vertrouwde hem volledig’ of ‘hij deed het altijd zo netjes’. Een bepaalde mate van vertrouwen in de penningmeester is goed. Echter, voorkom dat hij vrij spel heeft. Den Ouden: “Ondanks dat de bewustwording iets groter wordt, heeft het voorkomen van fraudes bij sportverenigingen over het algemeen nog weinig aandacht van bestuurders en sportbonden. Dat is opvallend, want fraudes kunnen de continuïteit van sportverenigingen in gevaar brengen. Terwijl vaak een aantal simpele maatregelen de kans op fraude al flink kunnen verkleinen”.


Bas Stolwijk is registeraccountant en heeft jarenlange werkervaring bij KPMG en de KNVB. Inmiddels is hij werkzaam bij financieel dienstverlener voor sportorganisaties Sportaccountant (www.sportaccountant.nl).










Ben je op zoek naar een accountant in de sport?

Neem contact met ons op voor een kennismakingsgesprek. 

Sportaccountant biedt financiële begeleiding aan personen, verenigingen en bedrijven die actief zijn in de sport. Bij Sportaccountant werken gekwalificeerde mensen met jarenlange ervaring op het scheivlak van sport en financiën. Wij verzorgen o.a. belastingadvies, belastingaangiften, pensioenadvies en financiële begeleiding in de sport.

Kiki in de race voor prestige en dollars
Kiki Bertens speelt vrijdagochtend...
Vertrouwen is goed. Controle is beter.
Uit cijfers blijkt dat...
  • Binderij 1b, 1185 ZH Amstelveen
  • 020 - 640 6665
  • info@sportaccountant.nl
Copyright © 2017 l Sportaccountant.nl l All rights reserved